La legalizzazione di un documento italiano per l’estero: in cosa consiste?

Alcuni documenti italiani per avere valore all’estero devono essere legalizzati. Tra questi vi sono, ad esempio, il certificato di nascita, il certificato camerale e gli atti notarili. In cosa consiste la legalizzazione e in quali casi si deve ricorrere a questa procedura?

Cosa vuol dire legalizzare un documento?

Gli atti e i documenti (pubblici o privati) rilasciati in Italia, da far valere all’estero davanti a un’autorità straniera, devono essere legalizzati.

Attraverso la “legalizzazione” viene attestata la qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché l’autenticità della firma stessa. Non viene, tuttavia, certifica in alcun modo l’autenticità del contenuto dell’atto legalizzato.

Troviamo la sua disciplina nell’art. 1, c. 1, lettera l) e nell’art. 30 del D.P.R. n. 445/2000. Quest’ultimo stabilisce che: “nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio“.

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Documenti italiani da legalizzare: atti notarili, certificato di nascita e certificato camerale

La legalizzazione, che consiste in pratica in una annotazione, è rilasciata dalla Procura della Repubblica e dalla Prefettura in base alle rispettive competenze:

1. gli atti giudiziari e notarili (atti firmati da notai, personale giudiziario, direttori carceri, ufficiali giudiziari, P.R.A.) sono di competenza della Procura della Repubblica nella cui circoscrizione gli atti sono formati.
2. gli altri atti amministrativi sono di competenza della Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo.

La Circolare n.5/2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero deve essere apposta la dicitura “Ai sensi dell’art. 40, d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l’estero“.

I certificati di stato civile, tra cui anche il certificato di nascita internazionale, rilasciati su modello plurilingue per essere prodotti nei Paesi aderenti alle Convenzioni di Parigi del 27 settembre 1956 e di Vienna dell’8 giugno 1976, sono esenti sia dalla legalizzazione che dalla traduzione.

La legalizzazione può essere richiesta anche per i Certificati del Registro Imprese e la competenza è attribuita esclusivamente alle Camere di commercio (decreto ministeriale del 12 luglio 2000).

In alcuni casi da parte di Paesi esteri è richiesta, sui documenti destinati all’esportazione o sul Certificato di Iscrizione al Registro delle Imprese, la legalizzazione della firma del funzionario che ha vidimato il documento o rilasciato il certificato.

Quando Apostillare un documento in Italia?

L’annotazione dell’apostille viene effettuata al posto della legalizzazione quando i documenti formati devono essere prodotti negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 o ad essa hanno aderito in seguito.

Si tratta, quindi, di una forma di legalizzazione semplificata e consiste in un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante.