Cos’è e quando usare la dichiarazione sostitutiva?

Le dichiarazione sostitutive sono espressamente previste dal DPR 445/2000. Il pubblico ufficiale o il funzionario dell’ufficio pubblico che non accetta l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nonostante sussistano i presupposti per accoglierla, incorre nella violazione dei doveri d’ufficio. In questo articolo analizzeremo cosa ha previsto il legislatore, soffermandoci anche su degli esempi pratici.

Che cosa sono l’autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

Le dichiarazioni sostitutive si distinguono in: autocertificazioni e dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà.

Con il termine autocertificazione si fa riferimento alla dichiarazione sostitutiva di certificazione disciplinata dall’art. 46 del sopracitato decreto del presidente della Repubblica. Tale dichiarazione, sottoscritta dal cittadino, viene usata in sostituzione dei certificati nei rapporti con la pubblica amministrazione, con i gestori di servizi pubblici e con i privati che vi consentono. La mancata accettazione dell’autocertificazione costituisce per la pubblica amministrazione violazione dei doveri d’ufficio.

Nell’art. 47 sempre del DPR 445/2000 troviamo invece disciplinate le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Queste consistono in una dichiarazione di conoscenza diretta di fatti, stati e qualità, anche riguardanti terzi. Quando sono rivolte alle pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio e non vanno autenticate. Viceversa, se sono usate nei rapporti con privati devono essere autenticate ed è dovuta l’imposta di bollo.

I casi in cui può essere usata la dichiarazione sostitutiva di certificazione

Partiamo per semplicità dai certificati che NON sono sostituibili con l’autocertificazione. Questi possono essere riassunti in:

• certificati medici sanitari e veterinari
• certificati di origine e conformità alle norme comunitarie
• marchi e brevetti

Sono un numero più ristretto rispetto quelli che possono essere sostituiti da dichiarazione. Con una semplice dichiarazione sostitutiva di certificazione si possono infatti autocertificare specifici stati, qualità personali e fatti. Si tratta di un lungo elenco contenuto nell’art. 46 del DPR 445/2000, che possiamo raggrupparlo per tematiche in:

1. Dati anagrafici e di stato civile, come data e il luogo di nascita, residenza, cittadinanza, stato di famiglia, nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente, ecc…;
2. Titoli di studio e qualifiche professionali (appartenenza a ordini professionali, titolo di studio, esami sostenuti, qualifica professionale posseduta, ecc…);
3. Situazione economica, fiscale e reddituale, ovvero reddito, assolvimento obblighi contributivi, possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria, ecc…;
4. Posizione giuridica (qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili, non aver riportato condanne penali, ecc…);
5. Altri dati, come lo stato di disoccupazione, la qualità di pensionato e categoria di pensione, di studente, di casalinga, ecc…

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono:

• i certificati rilasciati dalle P.A. attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno durata illimitata;
• i restanti certificati hanno invece validità di 6 mesi, o più se previsto da leggi o regolamenti.

Come funziona la dichiarazione sostitutiva di certificazione e chi può usarla

La dichiarazione sostitutiva di certificazione deve essere sottoscritta, senza autenticazione di firma e senza bollo, e presentata in carta semplice dall’interessato. Può essere presentata da un’altra persona (previa delega) o essere trasmessa via posta, fax o e-mail. In quest’ultimo caso è necessaria la firma digitale o pec.

L’autocertificazione è consentita ai cittadini italiani e anche a quelli della Unione Europea. Per quanto riguarda i cittadini extracomunitari è ammessa autocertificazione solo per i residenti in Italia che debbano dichiarare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici e privati italiani. Coloro che non sanno o non possono firmare devono rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale. Chi si trova in condizioni di momentaneo impedimento per motivi di salute, invece, deve rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale attraverso il coniuge o, in sua assenza, i figli o, in mancanza anche di questi, un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Le amministrazioni sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini. Se dal controllo emerge che il contenuto della dichiarazione non sia veritiero, all’interessato viene notificata tale incongruenza ed è tenuto a regolarizzare o completare la dichiarazione resa. La falsa dichiarazione fa decadere i benefici eventualmente conseguiti, fermo restando l’applicazione delle sanzioni penali previste.

Scarica il modello della dichiarazione sostitutiva di certificazione

Come abbiamo visto è possibile usare questo tipo di dichiarazione in molteplici situazioni. Per velocizzare e semplificare la procedura potete scaricare gratuitamente il modello della  dichiarazione sostitutiva di certificazione, che può essere stampato e compilato.

Quando si usa la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

Tutte le qualità personali, le situazioni e i fatti a conoscenza dell’interessato, e non contenute nell’elenco delle dichiarazioni sostitutive di certificazione previsto dall‘art. 46 del DPR 445/2000, possono essere attestati con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Quest’ultima consiste appunto in una dichiarazione di conoscenza diretta di fatti, stati, qualità anche riguardanti terzi.

Quando le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà sono rivolte alle pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non vanno autenticate. Se sono rivolte invece a privati vanno autenticate ed è dovuta l’imposta di bollo. Le amministrazioni sono tenute a procedere agli stessi controlli, con relative conseguenze, previsti per le autocertificazioni per verificare la veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini.

Come presentarla

Per quanto riguarda la sua presentazione dobbiamo distinguere due diversi casi. Se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è collegata ad alcuna domanda, questa deve essere presentata con firma autenticata e può essere inviata per posta o tramite altra persona. Quando è collegata invece ad una domanda, anche se presentata in un momento successivo, non deve essere autenticata (e quindi non si applica la marca da bollo), va firmata davanti al pubblico ufficiale o al dipendente addetto a ricevere la documentazione o inviata per posta o per fax insieme alla fotocopia del documento d’identità di colui che firma.

Relativamente ai soggetti che possono fare la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà vale quanto sopra esposto per l’autocertificazione. Il pubblico ufficiale o il funzionario dell’ufficio pubblico che non ammette l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dal codice penale e rischia di essere punito per omissioni o rifiuto di atti d’ufficio

Scarica il modello della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

Per un utilizzo rapido e facile delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà sono a disposizione alcuni modelli che possono essere aperti, compilati e stampati.

Prima di concludere quest articolo, vi segnaliamo che al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono delle modificazioni da parte dell’art. 15,  Legge 12/11/2011 n. 183, e in particolare:

1. “Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 4;
2. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Il caso del passaggio di proprietà auto

L’uso delle dichiarazioni fin ora descritte lo ritroviamo anche nel passaggio di proprietà auto in lingua straniera. Tra i documenti necessari in questo specifico caso vi è infatti la dichiarazione sostitutiva di certificazione di residenza dell’acquirente, se questa non è riportata sul documento e, in caso di acquirente persona giuridica, la dichiarazione sostitutiva resa dal legale rappresentante per attestare la sede.

Più in generale, invece, dal primo gennaio 2012, non è più necessario allegare alla pratica automobilistica certificati di residenza, di morte o certificati camerali. L’interessato dovrà semplicemente indicare nella propria dichiarazione sostitutiva gli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti.