Dichiarazione sostitutiva: cos’è e quando si usa

I certificati rilasciati dalla pubblica amministrazione e riguardanti stati, qualità personali e fatti sono validi e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi, invece, i certificati e gli atti di notorietà devono essere sempre rimpiazzati da una dichiarazione sostitutiva. Vediamo cos’è e in quali casi deve essere utilizzata.

In questo articolo, esamineremo:

Che cosa è una dichiarazione sostitutiva

La dichiarazione sostitutiva è stata introdotta dal D.P.R. 445/2000 – “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”. 

Questa regolamentazione stabilisce che tutti i cittadini che entrano in contatto con le pubbliche amministrazioni possono costituire i tradizionali certificati o, comunque, i documenti concernenti stati, qualità personali e fatti mediante dichiarazioni sostitutive dei certificati o documenti medesimi, o dell’atto di notorietà.

Dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto di notorietà: la normativa di riferimento

Le dichiarazioni sostitutive si distinguono, quindi, in dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni) e dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà.

Come anticipato, la loro disciplina di riferimento è il D.P.R. 445/2000 e, in particolare, all’articolo 1, lettera g) e h), viene data la definizione di questi due documenti.

La dichiarazione sostitutiva di certificazione o autocertificazione

La dichiarazione sostitutiva di certificazione, anche comunemente indicata come autocertificazione, è disciplinata dall’art. 46 del D.P.R. 445/2000. Deve essere sottoscritta dall’interessato e prodotta in sostituzione dei certificati rilasciati da una amministrazione pubblica e aventi funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.

Questo documento concerne quindi fatti attestati in banche dati delle amministrazioni pubbliche.

Quando si usa la dichiarazione sostitutiva di certificazione

Nel sopraccitato articolo è riportato un lungo elenco di stati, qualità personali e fatti per i quali è possibile usare la dichiarazione sostitutiva di certificazione. Ve ne riportiamo alcuni a titolo esemplificativo:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti.

Per elenco completo vi rimandiamo alla lettura dell’articolo 46 del D.P.R. 445/2000.

L’atto di notorietà può essere sostituito con un altro documento?

Prima di tutto cerchiamo di capire cosa si intende per atto notorio e in quali circostanze deve essere usato.

L’atto notorio, o anche chiamato atto di notorietà, è un documento scritto avente natura pubblica, attraverso il quale un soggetto, in presenza di due testimoni, rende dinanzi a un pubblico ufficiale una dichiarazione su stati, qualità personali o fatti notoriamente conosciuti da tali persone.

L’art. 47 del D.P.R. 445/2000 ha previsto la possibilità di sostituire gli atti di notorietà concernenti stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato attraverso una dichiarazione resa e sottoscritta dallo stesso.

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi devono essere sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto oppure sottoscritte e presentate unitamente a una fotocopia di un documento di identità del sottoscrittore, all’ufficio competente via fax, tramite un incaricato, oppure a mezzo posta.

Questo documento può essere utilizzato ogni qualvolta si vogliano provare (fino a dimostrazione del contrario) fatti non comprovabili con le dichiarazioni sostitutive di certificazioni.

Infatti, l’art. 47, c. 3, del D.P.R. 445/2000 stabilisce che “fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell’articolo 46 sono comprovati dall’interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà“.

Quando serve la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

Si può usare la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per certificare stati, fatti e qualità personali:

• a diretta conoscenza dell’interessato, non compresi nell’elenco dei casi in cui si può ricorrere all’autocertificazione;
• relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia conoscenza diretta.

La dichiarazione può riguardare anche la conformità all’originale della copia di:

• atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione
• pubblicazioni
• titoli di studio o di servizio
• documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Chi può fare queste dichiarazioni

I soggetti interessati che possono sottoscrivere queste dichiarazioni sostitutive sono i cittadini:

• italiani e dell’Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell’Unione europea;
• di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati e ai fatti che possono essere attestati dall’amministrazione pubblica, o se previsto da speciali disposizioni di legge e/o da reciproche convenzioni internazionali.

E in caso di minori, interdetti e inabilitati? Per i minori può dichiarare chi ne esercita la patria potestà (es. genitori) o il tutore e anche per gli interdetti può procedere con la dichiarazione il tutore.
Gli inabilitati e i minori emancipati possono dichiarare con l’assistenza del curatore, mentre chi non sa firmare o non può firmare deve rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale.
La dichiarazione di coloro che si trovano in condizioni di temporaneo impedimento per motivi di salute potrà invece essere resa davanti al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi ultimi, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Quando possono essere usate

Alla disciplina sulle dichiarazioni sostitutive sono state apportati alcuni cambiamenti, infatti il D.P.R. 445/2000 è stato sottoposto a delle modifiche da parte dell’art. 15, Legge 12/11/2011 n. 183, e in particolare:

1. “Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47;
2. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

In base a quanto appena riportato, le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni, come ad esempio gli istituti e le scuole, le Regioni, le Province, i Comuni, le prefetture, le camere di commercio e le motorizzazione; e con le aziende che gestiscono servizi pubblici, come Poste, Enel, ecc.

Esistono dei limiti di utilizzo di queste dichiarazioni?

Vi sono alcuni limiti di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive, ovvero dei certificati che non possono essere sostituiti da altra dichiarazione (art.49). Tra questi rientrano:

1. i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti, i quali non possono essere sostituiti da altro documento a meno che non sia stabilito diversamente dalle disposizioni della normativa di settore.
2. i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per le attività sportive non agonistiche praticate dai propri alunni possono essere sostituiti solamente con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base valido per l’intero anno scolastico.

Come scrivere una dichiarazione sostitutiva

Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive.

Abbiamo pensato di facilitarvi la ricerca rendendo disponibile sul nostro blog i fac simile della dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto di notorietà. Il download è gratuito e in pochi click!

Entrambi i modelli sono strutturati in una parte introduttiva in cui devono essere riportati i dati personali del soggetto interessato e una seconda parte dedicata agli stati, qualità personali e fatti che si intendono dichiarare.

Qual è la validità delle dichiarazioni?

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono:

• i certificati rilasciati dalle P.A. attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno durata illimitata;
• i restanti certificati hanno invece validità di 6 mesi dalla data di rilascio, o più se previsto da leggi o regolamenti.

Cosa succede in caso di mancata accettazione?

La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà costituisce per la pubblica amministrazione violazione dei doveri d’ufficio.

Le conseguenze di una dichiarazione falsa

Alla Pubblica Amministrazione è riconosciuta la facoltà di verificare la veridicità e l’autenticità delle attestazioni prodotte.

Se nelle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà vengono rilevate d’ufficio delle irregolarità o delle omissioni, non costituenti falsità, il funzionario che riceve tale documentazione deve comunicare all’interessato l’irregolarità rilevata. Quest’ultimo dovrà regolarizzare o completare la dichiarazione, diversamente il procedimento non avrà seguito.

In caso di falsa dichiarazione, invece, si applicano le disposizioni previste dall’art. 76 del D.P.R. 445/2000. Questo significa che le dichiarazioni sostitutive devono essere considerate come fatte a pubblico ufficiale e per questo motivo potranno essere applicati gli artt. 483 e 493 c.p..

Fonti: D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, in G.U. n. 42 del 20 Febbraio 2001 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa”; LEGGE 12 novembre 2011, n. 183