Come eseguire un sollecito pagamento

Una delle preoccupazioni costanti degli imprenditori riguarda il saldo delle fatture. Nonostante la normativa di riferimento sia chiara e stabilisca dei tempi precisi, le imprese si trovano di frequente a dover affrontare il problema del recupero dei crediti. Esaminiamo le fasi e le modalità per un corretto sollecito pagamento.

Lettera sollecito pagamento

Il decreto legislativo 192/2012 ha recepito la Direttiva 2011/7/UE stabilendo le procedure per i pagamenti tra imprese e tra imprese e Pubblica Amministrazione. Sono stati anche definiti gli interessi moratori da applicare, modificando quindi il precedente d.lgs 231/2002. A quali tipologie di soggetti si applica la nuova disposizione?

• imprese
• liberi professionisti
• Pubblica Amministrazione
• enti pubblici non economici
• associazioni, fondazioni, consorzi
• organismi di diritto pubblico.

La giurisprudenza è concorde nel ritenere, come confermato dalle sentenze TAR Piemonte n. 3260/2009 e TAR Sicilia n. 1980/2007 , che il d.lgs si applichi ai rapporti tra imprese e P.A. anche per quanto concerne gli interessi di mora. Pertanto, anche le fatture emesse dalle imprese alla P.A. per opere pubbliche o prestazioni di servizi, sono soggette al rispetto della normativa.

Termini di legge previsti per i pagamenti delle fatture

Il d.lgs 192 ha introdotto un principio fondamentale: il calcolo degli interessi di mora decorre automaticamente dal giorno successivo alla scadenza dei termini di legge per il pagamento delle fatture.

Nei rapporti commerciali tra imprese e liberi professionisti, il termine di legge è di 30 giorni decorrenti:

• dalla data di ricevimento della fattura (è preferibile inviare la fatture mediante raccomandata a.r. o via PEC in modo da disporre di data certa per il ricevimento della stessa)
• in alternativa, dalla data di completamento del servizio o di ricevimento dei beni

Il d.lgs 192 prevede che le parti possano concordare un termine di pagamento superiore a 30 giorni. Se il termine fissato è superiore a 60 giorni, deve risultare da contratto o scrittura redatta in forma scritta e firmata dalle parti. In ogni caso, non deve risultare iniquo e penalizzante per il soggetto debitore.

E’ importante ricordare che il Codice Civile considera la fattura come prova idonea per l’emissione di un decreto ingiuntivo. Infatti, una volta ricevuta la fattura, in assenza di una contestazione del debitore in forma scritta relativa al contenuto della prestazione e/o dell’importo, la fattura ha valore probatorio, valido a tutti gli effetti in sede giudiziale.

Come scrivere una lettera di sollecito pagamento

La procedura per il sollecito pagamento deve essere eseguita in tre passaggi, fino alla lettera di diffida e messa in mora.

Primo sollecito pagamento

La lettera per il primo sollecito ha una valenza di pro memoria nella quale si provvede a ricordare al debitore il saldo di una fattura scaduta per una disattenzione o effettiva mancata ricezione. Il tono cordiale e conciliante, ma fermo, nell’indicazione del termine di pagamento, ha la finalità di porre l’attenzione del debitore sul rispetto degli accordi commerciali sottoscritti. Se nella lettera viene indicato l’importo della fattura e questo è superiore a euro 77,47, deve essere applicata una marca da bollo di euro 1,29. L’invio della prima lettera può avvenire via fax o email o posta ordinaria.

Secondo sollecito pagamento

Il secondo sollecito di pagamento ha la finalità di destare l’attenzione del debitore. E’ infatti un richiamo deciso al pagamento della fattura. Non costituisce ancora atto per messa in mora. Si suggerisce l’invio mediante PEC in modo da costituire un secondo elemento di prova attestante l’azione di sollecito del pagamento. Per quanto concerne la marca da bollo, valgono le medesime considerazioni evidenziate nel paragrafo che precede.

Diffida e messa in mora

La lettera di diffida e costituzione in mora deve essere inviata mediante posta raccomandata A/R e/o PEC. In quest’ultimo caso, occorre accertare che l’indirizzo PEC del debitore sia quello ufficiale registrato in Camera di Commercio. Prima dell’invio è preferibile estrarre una visura camerale per accertare la sede legale del debitore, la sede amministrativa (se diversa rispetto alla legale), la casella PEC, il nominativo dell’amministratore.

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Come calcolare gli interessi di mora per un sollecito pagamento

Il tasso di interesse viene indicato dalla Banca Centrale Europea e pubblicato semestralmente dal Ministero Economia e Finanze nella Gazzetta Ufficiale. Il d.lgs 192 ha stabilito che il tasso di interesse fissato dalla BCE debba essere incrementato di 8 punti percentuali.

Il creditore può richiedere al debitore anche il risarcimento delle spese per il sollecito. L’art. 6 del d.lgs 231/2002 modificato dal d.lgs 192/2012 stabilisce un importo forfettario di 40 euro. Qualora i costi per le spese di recupero del credito siano superiori, il creditore può richiedere il rimborso delle spese sostenute ad esempio per visure camerali o indagini patrimoniali.