Certificato apostillato: cosa significa?

Tutti i cittadini provenienti dai Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, possono richiedere un certificato apostillato.

Per far valere un documento italiano all’estero, oppure un documento che proviene dall’estero per l’Italia, è necessario validare l’autenticità del documento.

In generale, gli atti e documenti italiani da valere all’estero possono essere sottoposti, quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede, a un doppio procedimento di legalizzazione:

• il primo effettuato da parte dell’organo italiano competente;
• il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia nello Stato di destinazione.

Questo è quanto stabilito dall’art. 33 del D.P.R. n. 445/2000, che al comma 5 specifica: “sono fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali“. Ciò significa che possono essere previste da leggi o da accordi internazionali delle esenzioni dall’obbligo della legalizzazione. È il caso, ad esempio, della sostituzione della doppia legalizzazione con l’apostille, valida però solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

A cosa serve l’apostilla

L’apostilla è una specifica annotazione che viene apposta sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato. La convalida avviene attraverso un timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata. Questa certifica l’autenticità dell’atto e la qualità legale dell’Autorità rilasciante.

Su quali documenti è possibile apporre l’apostilla?

L’apostilla può essere applicata solo agli atti e documenti pubblici.  Sono esclusi quindi quelli privati, a meno che non vengano anticipatamente sottoposti a una conversione in documenti pubblici, attraverso le modalità previste dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).

Tutti gli stati che hanno aderito alla Convenzione precedentemente citata possono quindi chiedere la legalizzazione del documento con il timbro apostilla. Per la convalida non sarà necessario recarsi presso l’ambasciata o consolato, ma basterà presentasi dinanzi a un’autorità interna riconosciuta.

Per l’apostilla sono competenti:

• la Procura della Repubblica nella cui circoscrizione gli atti sono formati. Ad essa fanno riferimento gli atti giudiziari e notarili (atti firmati da notai, personale giudiziario, direttori carceri, ufficiali giudiziari, P.R.A.);
• la Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo in riferimento agli atti amministrativi (certificati di stato civile, copie autentiche di documenti, CCIAA).

Come ottenere un certificato apostillato

Il certificato apostillato è rilasciato a domanda del firmatario o a chiunque presenti l’atto, compreso di eventuali allegati. La documentazione deve essere consegnata presso l’ufficio competente, specificando lo Stato estero di destinazione.

Tra gli atti previsti dalla Convenzione e di cui possibile richiedere la postilla vi sono i certificati del Casellario Giudiziale. A questi si aggiungono inoltre il certificato carichi pendenti Tribunale e il certificato anagrafe delle sanzioni amministrative.