Atti per estero: legalizzazione o apostille?

Quando si ha la necessità di presentare un documento in un Paese diverso da quello in cui è stato redatto è richiesto un controllo della sua autenticità. A tale scopo intervengono gli istituti della legalizzazione e dell’apostille. Quale usare e quando? 

Differenza tra legalizzazione e apostille

Gli atti e documenti da far valere all’estero per poter essere utilizzati devono essere sottoposti a legalizzazione. Quest’ultima consiste nell’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (D.P.R. 445/2000, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa).

Per la legalizzazione degli atti redatti da notai e da funzionari degli Uffici Giudiziari da utilizzare all’estero sono competenti le Procure della Repubblica presso il Tribunale nella cui giurisdizione l’atto è stato formato. Alla legalizzazione si affianca anche l’apostille, un’altra attestazione ufficiale applicabile solo se ricorrono certe condizioni.

La differenza tra legalizzazione e apostille consiste sostanzialmente nel fatto che per la prima è necessario anche il passaggio del documento presso l’autorità consolare estera in Italia, mentre l’apostille salta questa fase e il documento è utilizzabile direttamente in tutti gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

Questa Convenzione ha stabilito, infatti, una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti destinati all’estero. I documenti da far valere in un Paese straniero facente parte della Convenzione vengono autenticati tramite l’apposizione di una particolare attestazione ufficiale detta apostille. In questo modo viene attesta la veridicità della firma e della qualità del firmatario dell’atto.

Alla luce di quanto appena esposto, la scelta tra legalizzazione e apostille dipende quindi unicamente dallo Stato estero di utilizzo. Se quest’ultimo aderisce alla Convenzione dell’Aja si dovrà ricorrere all’apostille, in alternativa alla legalizzazione con il successivo passaggio consolare.

Rivediamo il tutto facendo una distinzione tra i documenti italiani da valere a l’estero e viceversa.

Atti redatti in Italia da far valere all’estero

I documenti formati in Italia e da valere all’estero devono essere sottoposti, quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede, a un doppio procedimento di legalizzazione. Il primo viene svolto dall’organo italiano, mentre il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione.

L’obbligo della legalizzazione da leggi permane a meno che non vi siano esenzioni particolari o accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000).Tra questi rientra, copme anticipato, la sostituzione della doppia legalizzazione con l’apostille per gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

Atti esteri da far valere in Italia

Le firme sui documenti formati all’estero e da valere in Italia sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione, e devono essere debitamente tradotte in italiano (art. 33, D.P.R. n. 445/2000).

Anche in questo caso sono sempre fatte salve le esenzioni da tali obblighi stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Per la legalizzazione delle firme  sui documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000) provvede invece la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

Come legalizzare o apostillare un documento? Il caso del Certificato casellario giudiziale

Il certificato del casellario giudiziale rientra tra i documenti sottoposti alla legalizzazione o apostillazione se usati all’estero. In esso sono contenute le informazioni relative a provvedimenti giudiziari ed amministrativi riferiti a determinati soggetti e viene rilasciato da qualsiasi Procura della Repubblica.

Se il paese nel quale è richiesto il certificato del casellario giudiziale non appartiene alla Convenzione dell’Aja si dovrà procede alla sua legalizzazione. Il Procuratore della Repubblica attesta l’autenticità della firma e della qualità del firmatario che ha rilasciato il certificato, dopodiché il documento passa presso la propria ambasciata o consolato dello stato estero, al fine di apporre un visto.

Consiste in un timbro che viene emesso sul retro o su un appendice del certificato del casellario giudiziale. Attraverso questo timbro si attesta l’autenticità e la validità della firma del funzionario apposta sul documento.

In abbinamento alla legalizzazione o all’apostille può essere richiesta anche la traduzione giurata. Un traduttore iscritto all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale attesta la corrispondenza del testo tradotto con quanto presente nel testo originale.

Legalizzazione documenti Italia-Cina

Per concludere vogliamo adesso parlarvi della legalizzazione dei documenti italiani da far valere in Cina e viceversa, in quanto si tratta di un caso particolare.

La Cina non rientra nell’elenco di Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja sulla apostille e non ha sottoscritto con l’Italia nessun altro accordo internazionale che esenzioni dall’obbligo della legalizzazione.

Tuttavia, per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese) sarà necessario specificare se si tratta di Hong Kong o Macao. Perché? Queste Regioni Amministrative Speciali, a seguito del loro passato di ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continuano ad aderire alla Convenzione dell’Aja. I documenti apostillati potranno essere quindi direttamente utilizzati nelle due Regioni o di tutto il resto della Cina. In quest’ultimo caso, però, i documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia.

Per i documenti provenienti dalle altre Province della Repubblica Popolare Cinese da far valere in Italia si applica invece la normale procedura di legalizzazione: la prima fase presso l’organo “interno” cinese e la seconda presso il Consolato italiano territorialmente competente. Per i documenti formati in Italia e da far valere nel medesimo territorio cinese dovrà essere eseguita la legalizzazione “interna” presso la Procura della Repubblica e la fase della legalizzazione “esterna” dal Consolato cinese.

FONTE: PORTALE DELLE PREFETTURE