Registro di anagrafe condominiale: le regole per la compilazione

I dati da includere e quelli da escludere dall’anagrafe condominiale, il documento che fotografa i condomini per snellire le procedure di comunicazione, migliorare la vita condominiale e facilitare il lavoro dell’amministratore.

È la carta d’identità del condominio: contiene i dati anagrafici dei condomini e le notizie patrimoniali che aiutano a identificare i partecipanti alla vita condominiale. Infatti, il suo compito è proprio quello di rendere subito disponibili dati indispensabili per la vita in condominio, e snellire molte procedure richieste all’amministratore.

Ma come va compilato?

La compilazione del registro di anagrafe condominiale

I dati raccolti possono essere utilizzati dall’Amministratore di Condominio solo in riferimento alle operazioni connesse con l’amministrazione e le problematiche aziendali. Vanno quindi trattati con riferimento a quanto indicato dall’ex articolo 11 del decreto legislativo 196/2003 in materia di protezione dei dati personali, fermo restando che l’amministratore può acquisire anche informazioni sugli inquilini che non siano proprietari dell’immobile.

I principi generali per l’aggiornamento dell’anagrafe sono diversi e riguardano, in primo luogo, il trattamento dei dati personali:

• il condomino non è tenuto a fornire le prove delle informazioni rese all’Amministratore di Condominio per la compilazione del registro
• l’amministratore può trattare solo dati pertinenti ai fini della gestione condominiale.

I dati che possono essere acquisiti nel registro riguardano le informazioni sui proprietari, usufruttuari, conduttori o comodotari che consentono di identificare e contattare i partecipanti alla vita condominiale e includono anche quelli catastali:

• codice fiscale
• residenza o domicilio
• numeri di telefono, fax, email
• sezione urbana, foglio, particella e subalterno in cui è collocata l’unità immobiliare.

Non possono essere acquisiti nel registro:

• la copia dell’atto di compravendita
• le condizioni di sicurezza delle singole unità abitative.

Raccolti i dati, l’amministratore non potrà procedere a eventuali “funzioni ispettive”: non potrà dunque accedere alle singole abitazioni e verificare la correttezza dei dati in materia di sicurezza.

Il caso della cessione dei diritti

Le nuove norme in materia di amministrazione condominiale e di dati acquisiti, andrebbero coordinate con l’articolo 63 comma.5, che disciplina le comunicazioni in caso di cessione dei diritti sulle unità abitative da parte del condomino. Il condomino che cede i diritti, infatti, resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento il cui è trasmessa all’amministratore la copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto.

Secondo lo studio del Consiglio Nazionale del Notariato (Studio 906/2013/C), l’obbligo di comunicare le variazioni all’amministratore di condominio spetta alle parti e non grava sul notaio, fermo restando che le parti possono comunque incaricare il notaio.

Ecco perché la prova documentale, nonostante non ci sia l’obbligo di acquisizione nel registro condominiale, resta un elemento essenziale per provare il trasferimento del diritto all’amministratore.