Accordo di non divulgazione tra aziende: ecco le 9 regole principali

Gli accordi di non divulgazione tra le aziende (spesso indicati come NDA) servono per proteggere le informazioni che le aziende partner o le reti di impresa si scambiano in diverse situazioni. Queste informazioni possono riguardare informazioni sul proprio business, su progetti futuri, brevetti aziendali, visite presso gli stabilimenti etc. In tutti questi casi, gli accordi di non divulgazione proteggono entrambe le parti, siano esse appartenenti a paesi diversi o ubicate nella stessa nazione. Ma quali sono le regole da rispettare? Eccone 9 di base, grazie alle quali è possibile applicare la legge, sia per l’accordo di non divulgazione unilaterale o mutual.

1. Conoscere l’azienda partner

Prima di stipulare un accordo di non divulgazione di informazioni, è bene conoscere l’azienda con la quale si stipulerà il contratto. In che modo?

Il documento ottenuto consente di esaminare informazioni estratte dalla Camera di Commercio per verificare una società e valutare la affidabilità, accertando la presenza di protesti, eventi negativi, pregiudizievoli e procedure in corso.

2. Definire cosa sia “confidenziale”

Il primo passo è quello di chiarire in modo inequivocabile quali informazioni debbano essere considerate confidenziali. L’informazione confidenziale deve essere indicata nel modo più preciso possibile anche per definire in maniera inappuntabile quale sia la relazione tra le aziende contraenti. In questa fase, bisogna definire anche i mezzi e gli strumenti attraverso i quali le informazioni verranno condivise.

3. Unilaterale o mutual?

Quale tipo di NDA si intende sovrascrivere? Unilaterale o Mutual? Nel primo caso, le informazioni confidenziali saranno trasferite da una parte divulgante all’altra. Nel secondo, il trasferimento sarà da intendersi come bilaterale.

4. Tempistiche

Disciplinare le tempistiche permette di definire in maniera inequivocabile le tempistiche per lo sviluppo degli accordi e gli incontri per il passaggio delle informazioni. In linea di massima, si stabilisce il lasso di tempo entro il quale è inteso che le informazioni scambiate sono confidenziali.

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5. Trattamento delle informazioni confidenziali

Normalmente gli accordi di non diffusione impongono alla parte ricevente di applicare ai dati che si ricevono le medesime misure di sicurezza utilizzate per le proprie informazioni e comunque non al di sotto dei normali standard diffusi nel mercato di riferimento.

6. Disciplina delle informazioni confidenziali

Sotto questo punto bisogna considerare le norme che disciplinano la circolazione delle informazioni non confidenziali sia all’esterno che all’interno di entrambe le aziende. È bene quindi considerare:

• una clausola che disciplini il diritto o il divieto di riprodurre le informazioni confidenziali
• stabilire quali dipendenti ne verranno a conoscenza e in quali circostanze
• disciplinare modalità, limiti e responsabilità dell’estensione delle informazioni a terzi.

7. Diritto di proprietà delle informazioni confidenziali

Aspetto particolarmente importante negli accordi unilaterali che, a seconda dei casi, può presentarsi secondo diversi gradi di importanza ed efficacia ma che è bene tenere a mente.

8. Conclusione del rapporto

Anche il momento di conclusione del rapporto deve essere regolarizzato: il ricevente dovrà distruggere le informazioni in suo possesso? Per quanto tempo le parti non dovranno diffondere le informazioni ricevute? Sono tutti aspetti che vanno disciplinati dal contratto.

9. Casi di violazione

Nel contratto di accordo di non divulgazione, le aziende devono anche prevedere gli eventuali casi di violazione dello stesso che si verifichino durante il rapporto o in seguito. È possibile quindi inserire una clausola penale in modo da garantire un risarcimento per gli eventuali danni subiti.

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